RPAとは？基本をわかりやすく解説！

私たちの身の回りの業務には、毎日繰り返し発生する「入力」「転記」「チェック」といった定型作業が数多く存在します
こうした作業は時間も手間もかかる一方で、ミスも起こりやすく、社員の負担になりがちです

そこで注目されているのRPAです
RPAは、人がパソコン上で行ってきた単純な操作をソフトウェアのロボットに任せ、自動で処理させる仕組みです

近年では大手企業だけでなく中小企業や自治体にも導入が広がり、業務効率化や働き方改革の切り札として注目を集めています
このページでは、RPAの基本を「定義と仕組み」「自動化できる業務の具体例」「AIやマクロとの違い」といった観点から、初めての方にもわかりやすく解説します

RPAの定義と仕組み

RPAとは、「ロボットが人の代わりにパソコン操作を自動で行う技術」です
ここでいうロボットは工場で動く機械ではなく、ソフトウェア上で動く仮想的なロボットを指します
人が毎日繰り返している
「マウスをクリックする」「文字を入力する」「データをコピーする」
といった作業を、そのままRPAプログラムとして構築し、自動で実行させることができます

仕組みはシンプルで、次の3つのステップで成り立っています

Step 1

記録：人間が実際に操作している手順を把握・確認

Step 2

プログラム作成：動作内容から条件分岐や繰り返し処理などを組み合わせて自動化の手順を構築

Step 3

実行：完成したプログラムを基にロボットが作業を代行

RPAは人間の“作業手順”をソフトウェアに移し替える技術
そのため導入が比較的容易であり、特別なプログラミングスキルを持たない業務担当者でも利用できる点が特徴です

自動化できる業務の具体例

RPAが得意とするのは「ルールが明確で繰り返し発生する定型業務」です
いくつかの例を見てみましょう

データ入力・転記作業

たとえば請求書データをExcelに入力した後、同じ内容を販売管理システムにも入力する、といった“二重入力”業務
人がやると時間がかかり、入力ミスも発生しやすいですが、RPAなら数秒で正確に完了します

請求書や帳票処理

PDFの請求書から「請求番号」「金額」「日付」などを抽出し、会計システムへ自動登録することが可能です
処理速度は人間の数倍以上で、繁忙期の処理負担を大幅に軽減できます

メール処理

毎朝届く注文メールを読み取り、添付ファイルを所定のフォルダに保存し、確認メールを自動返信するといった業務もRPAで自動化可能
担当者はメール確認のために朝一番の時間を奪われなくなります

Webサイトやクラウドサービスの操作

定期的な情報収集（株価や為替の取得、競合サイトの価格調査など）
またはWeb申請フォームの入力も自動化できます
人が何十件も繰り返す作業を、RPAが短時間でこなします

このように、RPAは手順さえ決まっていれば、あらゆるアプリケーションに対応できるため幅広い業務領域で活用可能です

RPAとAIの違い

AI（人工知能）は「学習して判断する技術」であり、画像認識や自然言語処理、予測分析などが得意分野です
一方、RPAは「決められたルールを正確に守って作業する技術」です

両者は競合するのではなく、組み合わせることで相乗効果を発揮します
例えばAIが「注文が増えそうだ」と予測し、その結果を受けてRPAが在庫チェックや注文処理を自動化する、といった協働が可能です

RPAとマクロ

ExcelマクロはExcel内部の自動化に限定されるのに対し
RPAは 複数のアプリケーションやシステムを横断できる 点が大きな違いです

そのため「業務全体を横断して効率化したい」と考える場合、RPAが最適な選択肢となります

まとめ

RPAは、人が行っていた定型的な業務をソフトウェアロボットに任せることで スピード・正確性・コスト削減 を同時に実現できる技術です
AIやマクロと違って「システムをまたいで広範囲に自動化できる」点が最大の特徴であり、業務の現場を大きく変える力を持っています

単純作業をロボットに任せることで、社員は「判断・企画・顧客対応」といったより価値の高い仕事に集中できるようになります
RPAは単なる効率化のツールではなく、 人が人らしく働ける環境を作るためのパートナーといえるでしょう