RPA導入のメリット・デメリット

RPAは、人が行ってきた定型業務をソフトウェアロボットが代行する仕組みです。
単純作業を任せられることで、社員はより付加価値の高い業務に集中でき、企業全体の生産性を高める手段として注目されています。

近年では大手企業だけでなく、中小企業や自治体でも導入が広がり、「時間の削減」「ミス防止」「コスト削減」 に直結する技術として急速に普及しています。

一方で、RPAの導入には注意すべき落とし穴やデメリットも存在します。
導入によるメリットとデメリットを分かりやすく整理し、さらに 失敗を防ぐポイントや現場での浸透のコツ についても解説します。
「RPAを導入すべきか迷っている」「実際にどのような効果があるのか知りたい」という方にとって、参考になる内容です。

RPA導入のメリット

1.業務効率化

RPAは人が行っている定型的な作業を高速に処理します

具体例

• 毎朝の売上データをシステムに入力する作業を自動化し、担当者は報告資料作成に集中
• 1件あたり5分かかっていた入力作業が、RPAなら1秒で完了

結果として 大幅な時間削減 が可能になり、社員は付加価値の高い業務にシフトできます。

2.ミス削減

人間の手作業では「入力漏れ」「転記ミス」が避けられません

具体例

• 顧客情報の入力をRPAに任せることで、数字や住所の誤記入ゼロを実現
• 請求書処理での“金額の誤入力”がなくなり、取引先からの信頼度向上

RPAはルール通りに処理するため、ヒューマンエラーを防止できます

3.コスト削減

定型業務を自動化することで、残業や外注コストを削減できます

具体例

• 月80時間分の単純作業を削減可能
• 夜間、休日もRPAが稼働し、システム利用時間の効率化が可能

長期的には人件費の最適化につながり、会社全体の収益体質が強化できます

4.従業員の負担軽減・働き方改革

RPAを導入することで、社員は日々の定型作業から解放され、より付加価値の高い業務（企画立案・業務改善・顧客対応など）に集中可能

具体例

毎日数時間かけていた受注データの入力をRPAに任せた結果、営業担当者は入力作業から解放され、顧客との打ち合わせや提案活動に時間を充てられるようになりました。

また、残業時間の削減や業務ストレスの軽減にもつながり、社員のモチベーション向上や働き方改革の推進にも効果的です。

RPA導入のデメリット

1.情報セキュリティのリスク

RPAはシステムに直接ログインし、業務データを扱います。
そのため、適切な権限管理やセキュリティ対策が行われていないと、情報漏えいや不正利用のリスクが高まります。

具体例

顧客情報を扱う処理をRPAに任せていたが、アクセス権限が広すぎたために、本来閲覧不要なデータにまでアクセス可能になっていた。

対策

RPA用アカウントを通常の社員アカウントとは分け、アクセス範囲を最小限に制御。
ログを定期的に監視する体制を作ることが重要。

2.業務のブラックボックス化

RPAのシナリオ作成やメンテナンスを特定の担当者だけが抱えると、その人が不在のときに業務が止まってしまう危険があります。

具体例

ある担当者が独自の手法でシナリオを作り込み、その人しか内容を理解していなかったため
退職時に業務が引き継げず混乱が発生。

対策

プログラムはチームでレビュー・共有し、マニュアル化すること
属人化を防ぐことで、安心して運用を継続できます。

3.システム変更への弱さ

RPAは画面操作やUIの構造に依存しているため、システム側で仕様変更や画面レイアウトが変わると、ロボットが動かなくなるケースがあります。

具体例

基幹システムの入力画面に項目が追加されたことで、RPAが入力場所を認識できなくなり、業務がストップ。

対策

RPA運用チームとシステム管理部門が連携し、システム変更の情報を事前に共有
テスト環境で検証してから本番運用することが効果的です。

4.運用コスト・管理負担

導入当初は効率化が見込めても、ロボットの数が増えるとその分だけ管理・保守の負担も増えます。
適切に整理しないまま拡大すると、逆にコスト増になる恐れもあります。

具体例

部門ごとにバラバラにRPAを導入した結果、管理が煩雑化し、保守コストが膨らんでしまった。

対策

導入初期から全社的な運用ルールを整備し、ロボットの台帳や利用状況を一元管理。
無秩序な拡大を防ぐことが大切。

5.すべての業務に適用できるわけではない

RPAは「定型的でルールが明確な業務」に強みを発揮しますが、例外処理が多い業務や人の判断が必要な業務には不向きです。

具体例

問い合わせメールの自動振り分けを試みたが、内容によって処理が大きく異なるため、結局は人の判断が必要になった。

対策

導入前に「業務分析」を行い、自動化に適した業務かどうかを精査する。AIやワークフローシステムとの併用も有効。

導入時に起こりがちな失敗とその対策

デメリットを理解するだけでなく、実際に導入する段階で陥りやすい“失敗パターン”にも注意が必要です。
ここでは、特に多い3つの失敗例と対策を紹介します。

複雑すぎる業務を最初からRPAに任せると、トラブルや不具合が増え、現場の不満につながります。　

複雑すRPAは導入して終わりではなく、メンテナンスや監視が必要です。
運用体制が整っていないと、ロボットが止まったときに業務がストップしてしまいます。

「どのくらい時間やコストが削減できたのか」が明確でないと、社内理解が進まず、導入効果が
見えにくくなります。

まとめ

RPA導入には、業務効率化やコスト削減といった大きなメリットがある一方で、セキュリティ・属人化・システム変更対応といったデメリットも存在します。
さらに導入時には、対象選定や運用体制の不備など、実務的な失敗も起こりがちです。

しかし、これらは 事前に正しく理解し、体制を整えることで防止可能 です。
小さな成功体験を積み重ね、全社的にスケールアップしていけば、RPAは企業にとって 「業務効率化と働き方改革を同時に実現する強力なパートナー”」となるでしょう。